Tips para organizar una reunión creativa con éxito

En Unit Elements llevamos años desarrollando proyectos de comunicación y eventos con altas dosis de creatividad e innovación, con el objetivo de maximizar el valor añadido para nuestros clientes. Nuestra razón de ser es imprimir altas dosis de creatividad y sorpresividad, para lograr una completa satisfacción de nuestros clientes, y de las personas que conforman la organización que nos ha contratado.

Para lograrlo, una de las tareas clave para una agencia de eventos corporativos como nosotros es la reunión creativa, briefing de nuestro cliente en mano. Sin la reunión creativa, no hay propuesta de valor añadido para el evento que nos han solicitado, y por tanto, es el origen y principio de nuestro proceso productivo.

¿Cómo organizar una reunión creativa?

Nuestro método está probado, y se imparte en EADA y en otras escuelas de negocio del mundo. Se fundamenta en las tesis de Franc Ponti, del que ya os hemos hablado en este blog.

Paso 1: Establecer un foco creativo.

En palabras de Ponti, debe ser un “esfuerzo consciente por acotar en el campo de creatividad, a través de una frase de reacción clara y precisa”.

Por ejemplo, “Necesitamos una propuesta de valor diferencial para conseguir mejorar la resiliencia de los equipos comerciales de nuestro cliente”

Con ello, podemos convocar al equipo que formará la sesión creativa. En nuestro caso, solemos ser entre 6 y 9 personas.

Paso 2: Preparación individual de la reunión creativa.

Los convocados deberán preparar la sesión creativa. Por ejemplo, dos aspectos / conceptos que deberían revisar son:

  • noticias relacionadas con la empresa cliente (estar al día de lo que rodea al cliente, sobretodo si la cuenta de cliente es de un compañero y no tuya)
  • Tendencias relacionadas con el sector de nuestro cliente. Por ejemplo, si la tendencia actual es la desintermediación comercial, ese puede ser un dato a tener en cuenta para la reunión creativa. O no, quien sabe.

Paso 3: Reunión creativa

El director de la reunión (suele ser quien la convoca) debe acotar el objetivo de la reunión, recordando el foco creativo, y es muy interesante que especifique la función de cada una de las personas que están en la sala.

El director no debe ser un “asesino de la creatividad”, sino que debe dejarla fluir entre los asistentes. Un buen punto de arranque de la sesión es que cada uno de los miembros del equipo creativo explique las noticias/conceptos que ha investigado sobre la reunión o sobre el foco creativo (su preparación individual).

El lugar de celebración debe ser agradable, luz natural a poder ser para evitar la luz de fluorescente. Está comprobado que la luz de fluorescente en una sala de reuniones con más de 5 personas carga el ambiente y produce cefaleas.
Por lo que respeta al coordinador de la reunión o director de equipo creativo, algunos puntos clave de Franc Ponti son
  • Sustituir los juicios críticos por movimientos creativos.
  • Cuidado con obsesionarse con la cantidad de ideas. Lo que importa es la calidad.
  • Vigilar  los egos de los participantes.
  • Evitar la autocensura. Rogar que hable ese alguien que diga “yo había pensado una tontería al respecto, pero me la guardo porque es ridícula”. Hay que crear un ambiente de desinhibición.
  • Controlar los “asesinos de la creatividad”, los que suelen reír demasiado de las ideas de los otros.

Paso 4: Conclusión de la reunión.

Convergencia de ideas, según Ponti. Eso significa:

  • Seleccionar las mejores ideas.
  • Discutir los PROS y CONTRAS de las mejores ideas seleccionadas. Agrupándolas. Mejorandolas según los CONTRAS entre todos.
  • Seleccionar las 2-3 mejores.

Paso 5: Construcción de prototipos

Con esas 2-3 ideas, un equipo de trabajo se debe encargar de hacer prototipos. Puede ser una propuesta creativa en powerpoint o similar, o puede ser un roll-up con un QR y demás herramientas para realidad aumentada, o, a veces, puede derivar en un contra-briefing para el cliente para, como se suele decir, “acabar de hacer punta al lápiz”. En cualquier caso, de la reunión no pueden salir palabras vacías, sino un producto/propuesta que sea consensuada y elaborada.

¿Y tú? ¿qué proceso sigues para elaborar una propuesta creativa?

En otro artículo de nuestro blog hablaremos de algunos de los métodos creativos de Franc Ponti o Edward de Bono, el padre del pensamiento lateral.

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