Recursos digitales para eventos

En Unit Elements siempre estamos buscando soluciones innovadoras para lograr sorprender y emocionar, experiencias inolvidables para todo el staff de las empresas que contratan nuestros servicios.  En este proceso de búsqueda de nuevos recursos, somos conscientes que en lo digital está lo nuevo.

10001439_780162581994919_1803988068_nLas posibilidades que nos ofrece Internet son infinitas. Tanto en nuestro facebook como en la categoria Herramientas para eventos de este blog hemos ido comentando algunas soluciones brillantes que nos hemos ido encontrando en nuestro proceso creativo. Hoy las queremos juntar en lo que está tomando forma como una Integración Digital en Eventos. Las podemos clasificar en las 3 fases del evento:

Durante la fase Preevento:

En este blog ya os comentamos cómo dinamizar un evento en su fase preevento. Por lo que respeta a recursos digitales queremos destacar:

1- Web del evento: un recurso básico para todo el evento: una web específica, hecha ex-proceso para el evento, y teniendo en cuenta las necesidades del briefing.  En esta web se materializa todo el trabajo creativo, el claim, el hilo conductor del evento, logotipo del evento, recursos a tener en cuenta antes del evento, vídeos motivacionales…
2- un plan de comunicación en canales 2.0: Como si de un lanzamiento de un nuevo producto se tratara, el evento debe disponer de un plan de comunicación, usando redes sociales internas (Zyncro, Yammer, … o un blog privado …)
3- newsletters internos o externos: el email sigue siendo uno de los medios de comunicación más eficaces, para ir informando, para seguir con el plan de lanzamiento.
4- Los sistemas de recogida de sugerencias funcionan. Hay aplicaciones de Formularios que permite a RRHH o Marketing temperar o evaluar determinados aspectos que serán tratados en el evento. Los formularios de Google funcionan a la perfección para ese propósito.
5- En alguna ocasión hemos testeado apps específicas para la gestión de eventos , como son EvenTwo, o MiEventoApp. Para eventos pequeños o medianos pueden ser una buena ayuda para aquellas empresas que deseen gestionarse ellas mismas su evento.

Durante el Evento:

También os comentamos en este blog ideas o acciones para animar y dinamizar tu evento durante la celebración del mismo. Por lo respeta a algunos recursos digitales que puedes tener en cuenta, nos gustaría nombrar:

1- En el caso de que el evento sea público, el uso de un hashtag en las comunicaciones de los canales 2.0 maximiza la difusión. En este ejemplo, vemos el alcance del hashtag #foroWK , el foro de Wolters Kluwer, utilizado con la herramienta Tweetreach:

tweetreach forowk
2- canales 2.0 creados expresamente para el evento, como, por ejemplo, una cuenta de twitter con el objetivo muy concreto de recojer sugerencias, o una cuenta de Instagram para recoger el photocall de la entrada de un evento y así unificar y poder compartir las fotografías de los asistentes que así lo deseen.

3- Seguimiento fotografico y video mediante Instagram y/o Vine, es una tendencia cada vez más estendida. Y con las posibilidades de grabación de vídeos cortos de Vine o Instagram, las opciones se multiplican. En el caso de que se quiera sacar el máximo partido de ello, es recomendable un equipo de fotografía ágil para que no “caduquen” los contenidos. La inmediatez es la clave del éxito.

4- Gadgets para el evento: Aquí podríamos encontrar numerosos ejemplos de gadgets que podemos utilizar. Lo más trendy a día de hoy son las google glass. En este artículo puedes ver 17 maneras de usarlas en tus eventos.
Los iPads todavía no han mostrado todo todo su potencial, sobretodo en lo que se refiere a realidad aumentada y gamificación en eventos.
Y, como ejemplo de que la creatividad de muchas startups nos pueden ofrecer el sector eventos: con la app  Crowdmics puedes convertir los iphone o Android de los asistentes en micrófonos para interactuar con el audio de la sala.

5- Presentaciones interactivas. Hemos visto un par de ejemplos en este blog. Te recomendamos Bunkr o Prezi.

6- seguimiento de la actividad 2.0 en pantallas . No sólo hay que disponer de los canales de participación, sino que mostrando públicamente dicha participación se fomenta mejor su uso. Por ejemplo, con la app Yarr TV es fácil configurar varias pantallas en la sala para que vayan mostrando los tweets con el hastag del evento a medida que van generándose.
Hay soluciones totalmente profesionales y con un potencial enorme, como Pirendo. Y en este post en Genbeta tienes más soluciones interesantes.

 

Después del Evento:

1- Es conveniente un traspaso de documentación, fotografías, recursos multimedia a la web del evento. Los contenidos generados y viralizados permaneceran en el tiempo si así lo hacemos. También hemos de tener en cuenta que no todos los usuarios del congreso siguen la actividad del mismo en sus smartphones o tablets, y por tanto puede que no se hayan visto a sí mismos en las redes del evento.

2- newsletters: como en la fase preevento, los emails son todavía hoy la mejor y más eficaz manera de llegar a los asistentes. Les podemos ir informando de cómo va el volcado de información (fotografías, vídeos, presentaciones y documentación, vídeos, etc.

3- encuestas, una solución muy profesional y altamente probada es Suveymonkey. Los responsables últimos de la convención (RRHH, Marketing…) deben extraer conclusiones de efectividad, y con SurveyMonkey lo tienen fácil.

 

Éstos son sólo algunos de los muchos recursos que uno puede encontrar para imprimir una dosis de innovación a un evento. La innovación debe formar parte del ADN del evento para que dicho evento sea sorprendente. Los recursos digitales acompañan a ese aire de innovación.

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