Puntos clave para un viaje de prospección de eventos

En Unit Elements consideramos que el viaje de prospección es una pieza clave fundamental en un evento. En el sector de los eventos lo entendemos como el viaje que sirve para preparar el verdadero viaje con los clientes. Éste es fruto de un análisis de briefing por parte del equipo gestor de eventos, y es fruto de una primera reunión creativa y del presupuesto aceptado por parte del cliente.

Además de decidirse el hotel, el restaurante y los menús…  en el viaje de prospección es donde el equipo gestor de eventos se conecta con el entorno, se analizan todas las localizaciones y sobretodo es el momento ideal para dejar fluir la creatividad e intentar pensar en todos aquellos detalles que podrán hacer que el futuro evento sea un éxito.

Actualmente por internet podemos encontrar fácilmente información sobre espacios, localizaciones, proveedores y, en general, sobre cualquier necesidad que tengamos para organizar nuestro evento. Incluso hasta podemos dar con reseñas y opiniones de cualquier tipo para contrastar nuestra opinión. No obstante, cuando estamos en la concepción de un evento excelente, este tipo de información, incluso la de según qué página webs, puede no resultar fiable.

Por ello es imprescindible realizar un viaje de prospección para asegurar el éxito de la acción o para descartarla en caso de que las opciones prospeccionadas no ofrezcan garantías

Vamos a hablar de los puntos más destacados de un viaje de prospección de un evento tipo convención:

1- Preparación previa al viaje de prospección:

Un viaje de prospección requiere una preparación previa, de ella depende el éxito de la propia prospección, y, muy importante, puede reducir mucho los costes. Esta preparación generalmente consiste en intentar conocer al máximo el lugar en todas sus vertientes, cultura, gastronomía, historia… cuanta más información mejor pues serán elementos de gran utilidad para crear un buen hilo conductor y te ayudarán a elegir con criterio.

Es conveniente conocer al detalle a tu cliente, número de asistentes, perfil, experiencias previas… pues todas las elecciones que tendrás que hacer serán en función del perfil de tu grupo. Lo que para unos no es viable para otros puede ser un éxito. Hay que buscar los espacios más idóneos que encajen con el grupo: número de asistentes, presupuesto, tipo de hotel y otros detalles. Podríamos decir que se buscaran hoteles, restaurantes, transportes, actividades y detalles culturales de la zona.

En esta fase es conveniente anotar todas las ideas que se nos vayan ocurriendo en una libreta, guardarlas todas,… puesto que nunca sabes cuando las podrás aprovechar.

Y empieza el viaje…

2- Climatología de la zona:

Es importante para aconsejar a los asistentes el equipaje que deben llevar, así como para la organización de cenas/comidas exteriores. También conviene tener muy presenta las horas de salida y puestas de sol, especialmente importante para realizar según qué actividades

3- Hotel:

Por regla general, la elección de un hotel u otro queda filtrado por las variables del grupo: numero de habitaciones, si son dobles o no, número de salones para la reunión, salón mas grande, categoría del hotel y ubicación del hotel.

En la visita deberíamos tener entre 2 y 6 hoteles a visitar. En la prospección seguramente dormiremos en los que hay más posibilidades que finalmente vaya el grupo, para vivir el hotel de primera mano. En las prospecciones haremos especial hincapié a los salones, su decoración, altura del techo, luz natural, acceso, tipo de sillas, equipamiento audiovisual y almacenes. Y después valoraremos otros aspectos como los lavabos, la limpieza, los comedores, tipo y calidad de la comida, el servicio, las habitaciones, la proximidad al aeropuerto, el entorno, horarios del desayuno, posibilidades de decoración y los exteriores del hotel.

Intentaremos mirar un poco más allá, y buscaremos posibilidades reales de los espacios más allá de lo planteado inicialmente  por el cliente en su briefing. Algunas ocasiones el punto de partida inicial no tiene nada que ver con las necesidades finales del cliente. Es importante detectar la versatilidad funcional de los espacios y su posibilidad de asumir acciones inicialmente no previstas.

Un punto crucial es realizar una correcta prueba de audiovisuales básicos ofrecidos. Para según qué eventos el pack de audiovisuales básico ofrecido no es suficiente y hay que cerciorarse de su idoneidad y, sobretodo, de las posibilidades de completarlo tanto como sea necesario con otros proveedores locales.

4. Restaurantes:

El punto más importante del restaurante es sin duda la comida, su calidad y tipo de comida. Por ese motivo la prueba de menú es crucial. Pero no se puede descuidar la estética, ubicación, servicio, precio, reputación y equipamientos audiovisuales.

En caso de ser una cena de gala, es interesante alquilar un espacio singular y contratar un catering (que también probaremos). Especialmente con grupos grandes donde se reduce el número de restaurantes con suficiente capacidad. Es muy importante garantizar el equilibrio de los distintos menús, no repetir platos y elegir sin asumir riesgos.

A veces es interesante realizar comidas diferentes para sorprender a los participantes, como una ruta de tapas. En este caso, durante la prospección diseñaremos la ruta, probando los locales uno a uno, y buscando un espacio final para reunir a todo el grupo para los cafés.

5-  Transportes:

En el viaje de prospección mediremos las distancias reales entre las localizaciones elegidas para el evento. Con agendas apretadas un transfer mal calculado entre el aeropuerto y el hotel o entre el hotel y el restaurante para la cena de gala puede ser crucial. De ahí la importancia de visualizar todos los traslados.

Por regla general, hemos de minimizar traslados, para elevar el confort de los asistentes y por criterios de sostenibilidad. Por ejemplo, si un restaurante que esta a mas de 30 minutos del hotel, realmente ha de ser muy bueno o espectacular para que merezca ese traslado. También deberemos tener muy presente los puntos de recogida del grupo después de las actividades.

Evaluaremos las horas punta de tráfico y rutas alternativas a las inicialmente planificadas. Aunque entendemos que la proximidad de las acciones y el ahorro de transfers siempre es aconsejable, deben conocerse las características del tráfico de la zona.

6- Proveedores:

Siempre que sea posible es muy aconsejable realizar reuniones con todos los proveedores locales, para evaluar su fiabilidad. Una entrevista y una toma de contacto personal añade seguridad a la elección del proveedor, y puede ayudarte a descartar algún proveedor que no alcance requisitos o que no te de confianza. En el caso de proveedores audiovisuales es necesaria una reunión en el lugar del montaje. Ya sea sala de hotel o restaurante.

Un consejo – detalle que puede salvar de algún apuro: tener localizada una copistería de garantías por la zona para urgencias de última hora. Es una garantía de tranquilidad durante la convención o congreso

7- Actividades:

Por regla general, en Unit Elements producimos nosotros mismos prácticamente todas las actividades. Éstas requieren de un diseño previo, que pondremos a prueba y realizaremos durante el viaje de prospección. Ya se trate de una acción de RSC en un centro o de una gimcana o de una excursión, es importante visualizarla antes y pensar en cada detalle.

Algunas preguntas que nos debemos formular: Dónde recibiremos al grupo, qué pondremos en cada punto, necesitaremos de algún punto de luz, dónde pondremos el avituallamiento, cuántos técnicos, cuántos equipos o subgrupos, qué pasa si llueve, preparar un plan B, plan de seguridad, dónde esta el hospital más cercano, qué información daremos, cuándo y cómo la daremos…

En algunas ocasiones, elegir una buena empresa de actividades Outdoor que te ayude en la organización y producción también es una opción muy recomendable, pues son de gran ayuda para explorar las mejores opciones, descartando las no viables ya de entrada y de este modo permite aprovechar mejor el tiempo y reducir personal y material a trasladar al lugar de la convención.

8- Logística:

Una vez situados y seleccionados todos los espacios y actividades, debemos prestar mucha atención a crear un planning muy detallado de la logística de nuestro evento. En ella debemos reflejar qué pasará en cada momento, quién se encargará de cada cosa, para conseguir tener una agenda lo más detallada posible.

9- Opciones alternativas:

Una vez sobre el terreno es habitual dar con soluciones o alternativas a los planteamiento iniciales. Un proveedor interesante, una localización original, un check-in original… Debemos manejar planings flexibles en el viaje de prospección puesto que así podemos encontrar otras opciones no esperadas y que pueden dar una nueva opción interesante.

10- Creatividad:

Realmente es lo mejor de las prospecciones. Conectar con nuevos lugares, nuevos espacios, otras maneras de hacer…  El hecho de salir de nuestro espacio de trabajo habitual y visitar la realidad del lugar elegido siempre ayuda a pensar en nuevos hilos conductores, nuevas actividades originales y divertidas. En Unit Elements nos encanta compartir la prospección con el cliente, porque nos permite acabar de adaptar todo el programa y focalizar la creatividad de acuerdo a sus gustos y preferencias.

En definitiva las prospecciones hay que prepararlas con mucho cariño y hay que disfrutarlas, pues posiblemente de ellas guardamos muy buenos aprendizajes y experiencias. Dichas experiencias nos permiten evolucionar como empresa y como profesionales, e incluso algunas vamos reciclando en cada evento que realizamos. Mediante las prospecciones consigues estar en el epicentro creativo, al regresar normalmente la mayor parte del trabajo ya está cerrado.

 

Este artículo ha sido realizado con aportaciones de todo el equipo gestor de eventos de Unit Elements
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