Posibilidades de WhatsApp para el sector de eventos

Con una antiguedad de 4 años, con 300 millones de usuarios activos, los cuales envian de media unos 10.000 millones de mensajes diarios. Estos son los principales datos de Whatsapp, la aplicación pasa smartphones que revolucionó la comunicación con mensajes richmedia y que ha supuesto el declive (casi fin) de los SMS.

whatsapp

En este post, veremos las posibilidades de whatsapp en el sector de eventos, desde dos prismas: como agencia organizadora y como herramienta de comunicación con los asistentes al evento:

1- Desde el punto de vista de la organización de eventos

WhatsApp supone una enorme ayuda en lo que a comunicaciones entre toda la cadena de producción de nuestros eventos se refiere. La posibilidad de crear grupos es conocida por muchos usuarios. Nosotros los usamos con estas premisas para que podamos aprovechar al 100%:

  • Crea varios grupos: No involucres en un único grupo de whatsapp a todas las personas que formarán parte de la producción del evento. Si lo haces, sólo conseguirás un bombardeo de mensajes que no a todos los destinatarios les va a interesar. Nuestra experiencia:
    • Creamos un grupo para montaje y logística del evento. Incluimos en él a las personas del staff encargadas del montaje y desmontaje, transporte, intendencia, materiales, etc. Es un grupo que tiene actividad en las fases pre-evento y post-evento. Durante el evento casi no tiene actividad.
    • Creamos un grupo para coordinación de responsables: imagina un evento RSC como el que vivimos con la Empresa Arola, con actuaciones en muchas zonas distintas, diferentes equipos de trabajo con un timing determinado. El staff de Unit Elements, los jefes de grupo, pueden ir reportando cómo va el desarrollo de la acción, timming, si necesitan más monitores o efectivos para terminar la tarea, etc.
      Esta claro que los responsables de zona y el director del evento están comunicados por walkietalkie, pero en mensajes no urgentes con acuse de recibo whatsapp funciona perfectamente.
    • Creamos un grupo de monitores: Cuando se necesita un balanceo de monitores de una zona a otra, cuando se debe informar a monitores que la Gymkhana se debe finalizar en un corto periodo de tiempo, cuando hay cualquier necesidad, este es el grupo que usamos. En este grupo hay mucha actividad, puesto que en determinadas ocasiones usamos la capacidad de WhatsApp para enviar fotos y vídeos para reportar de problemas, contratiempos, o actuaciones terminadas correctamente.
  • El director de producción está presente en los grupos pre-producción, coordinando toda la logística, y en el de responsables de zona. Y normalmente es quien da de alta los grupos en WhatsApp, asigna personas a cada grupo, y coordina lo que va sucediendo. 
  • En determinados eventos en los que realizamos comunicación en tiempo real mediante las redes sociales, son los materiales que surgen del grupo de monitores y responsables de zona los que usamos para compartir en nuestro twitter, facebook, o en los canales del cliente.

 

2- Desde el punto de vista de la comunicación agencia eventos – Empresa cliente

Si bien España es uno de los países con mayor penetración de smartphones, con un 66% (mucho mayor que en Francia, por ejemplo), hemos constatado que el % de staff de nuestra empresa cliente es superior a ese 66%. No obstante, no todos los miembros del staff de nuestra empresa cliente tiene smartphone con whatsapp.

Determinadas actividades como eventos de teambuilding, tipo Treasure hunt o Gimkhanas, así como acciones de RSC, precisan que los asistentes reciban instrucciones, vídeos motivacionales, incógnitas para caldear el ambiente, etc. Este tipo de comunicaciones suelen hacerse vía email. No obstante, tenemos detectado que en algunas ocasiones la recepción y lectura del email falla. Los emails llegan a sus buzones pero no siempre son abiertos y se suelen obviar.

En el caso de que el % de staff de la empresa que tenga WhatsApp sea alto, y en el caso de que el briefing del proyecto de evento lo requiera, en Unit Elements hemos usado en una ocasion Whatsapp como alternativa al email. Y lo hemos utilizado con una herramienta muy potente llamada MassyPhone.

massyphone

El funcionamiento es el siguiente: se importa una base de datos de números de teléfono móviles, y Massyphone es capaz de mandar a todos estos números cualquier mensaje personalizado de texto, audio, video e imágenes, sobre la plataforma WhatsApp, aunque también SMS, de forma inmediata o programada en el tiempo.

Además dispone de un servicio de verificación de teléfonos, de tal forma que se conoce de antemano aquellos que cuentan con WhatsApp instalado, y así la acción comercial es más eficaz.Es un recurso muy valioso, con una tarifa de planes de precios con un buen escalado.

En resumen, WhatsApp es una valiosa herramienta de comunicación, también aplicable al sector de eventos, tanto para la comunicación interna de la agencia durante el pre-evento, post-evento, y durante el evento, así como una potente herramienta de transmisión de información y de gestionar las expectativas de los asistentes al evento.

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