¿Por qué una agencia de eventos?

Una agencia de la organización de eventos debe tener un objetivo básico y primordial:

Producir un evento que supere las expectativas del cliente y los participantes.


Por esta razón, la agencia debe  contar con el mejor equipo de gestores de eventos, planificador de eventos o event planner, coordinador, gestor de eventos o director de eventos, etc.

Ya lo vimos en este post: la agencia y los profesionales que forman parte de ella deben tener como aptitudes comunes  el dinamismo, creatividad, el cuidado de los detalles, trabajando tareas de un modo transversal, con un respeto minucioso a los plannings y fechas límite.

Antes de poder escoger cualquier característica de un evento hay que buscar sitios, menús, proveedores, hay que negociar contratos, escribir propuestas, hacer prospecciones, diseñar claims, logos… Todo este trabajo requiere una dedicación a tiempo completo que los profesionales nos tomamos muy en serio. Además, nunca toma nada por seguro, y siempre estamos preparado para lo inesperado, anticipándonos a las sorpresas para poder resolver cualquier situación.

A parte de estas cuestiones de metodología y sistemática de trabajo, otra aptitud que debe tener una agencia de producción de eventos es ser hábil en la parte creativa. Hay que diseñar eventos nuevos, que tengan un sentido global, que de principio a fin sorprendan al participante y que cumplan con los objetivos planteados. Para desarrollar un programa que cumpla todos esto requisitos se requiere mucho tiempo y experiencia.

Una agencia puede ayudarte a crear eventos originales e innovadores que permitan a los asistentes disfrutar de un sueño que además está acorde a los objetivos planteados. 

En la fase prospección de el evento, un evento buscas el hotel, restaurante, menú, color de los manteles, luces, micrófonos, pantallas, música, actores, transporte, actividades y muchas más cosas. Pero no puedes predecir como todos los proveedores van a realizar sus tareas, y sólo un error puede ser fatal. Por ello, un profesional de los eventos tiene una lista de proveedores de confianza que ha ido cultivando durante años, e igualmente dispone de una lista de contactos respetables en los que se puede confiar.

Alguien puede pensar que un organizador de eventos va incrementar su presupuesto para el evento. Pero es al contrario, contratar externalizar a una agencia de eventos la organización de un evento hace que tu presupuesto no reciba sorpresas inesperadas, o puede incluso ser mas económico. Esto se da porque los profesionales del  sector tenemos una gran red de contactos, podemos negociar precios y contratos más económicos por que ya lo conocen. Además conocer el mercado y los proveedores te ahorra tiempo y dinero.

El tiempo es valioso. El tiempo no tiene precio.

En resumen podríamos decir que contratar una agencia de eventos te aporta:

1. Ahorro mucho tiempo
2. Control del presupuesto pudiendo incluso ahorrar dinero.
3. contratas expertos con una amplia red de contactos y proveedores para preparar el evento de forma más eficaz.
4. La agencia aportará ideas creativas e innovadoras al evento que tienes en mente.
5. La agencia preeparará las mejores opciones para que el cliente pueda escoger.
6. La agencia dará un sentido global al evento.
7. El stress que puedas sufrir para que la convención sea un éxito lo reducirás.

Contratar a una agencia profesional de eventos puede parecer un lujo, pero para muchos es una necesidad. Nuestro objetivo es crear un evento extraordinario mas allá de tus expectativas. Siéntate, relájate y disfruta del momento. Deja la planificación, el papeleo, los detalles y las negociaciones para nosotros, es lo que nos gusta hacer.

Jordi Rius
Event planner – Unit Elements Team

 

_