No más presentaciones aburridas! sugerencias para dinamizar presentaciones

Tras dos horas de presentaciones en Power Point la motivación y la atención de un asistente a un congreso, convención o evento suele estar ya por los suelos. Ya no puede prestar atención a nada. Ni los cambios de tono de la voz, ni las diapositivas coloridas, ni las pausas, el asistente está saturado de diapositivas que generalmente son recargadas de información y con demasiado texto.

A parte, en muchas ocasiones, el orador suele ser víctima de su powerpoint, y no es capaz de adaptar el guión de su presentación para adaptarlo a las características y ánimo de su audiencia. Os recomendamos este artículo al respecto de Fernando de la Rosa.

Una de las formas de evitar esta situación consiste en dinamizar las presentaciones con distintas herramientas que, sin asegurar el 100% de atención de los asistentes, por lo menos aumentaran el impacto y reforzaran los puntos clave de la presentación.

En este post anterior os dimos algunos formatos para amenizar el propio evento. En el post que nos ocupa queremos dar algunas sugerencias para dinamizar las presentaciones:

  • Vídeos: Se trata de pasar algún vídeo  no demasiado largo, que ayude a reforzar los mensajes clave de la presentación, se pueden utilizar varios vídeos  Lo ideal es crear un vídeo especial para la presentación, pero si no hay presupuesto también se puede usar vídeos ya existentes poniendo subtítulos o comentándolos.
  • Ponentes externos: Muchas veces los asistentes prestarán más atención a un ponente externo, especialmente si es famoso. Aquí también dependemos del presupuesto. Uno de los recursos más usados son los deportistas que a través de su experiencia establecen un paralelismo con la empresa.
  • Espectáculos: Muchas veces el mensaje que queremos transmitir a los asistentes puede reforzarse con un espectáculo concreto. Aquí pueden caber muchas ideas, pero los recursos que recuerdo que pueden funcionar bien: un mago, un pintor que va pintando en el escenario mientras presentamos, un acróbata o malabarista, unas bailarinas, un especulo de burbujas de jabón, o tener una banda de rock que va tocando en directo para introducir a los ponentes.
  • Formato de la presentación:Aquí podemos jugar mucho y ser muy creativos. Estos formatos tienen que ir acompañados de la correspondiente escenografía, si vamos ha hacer una entrevista podremos unos sillones i una mesa baja…Des de mi experiencia, puedo presentar algunos formatos que han funcionado bien:
    • Entrevista: mediante un presentador (que puede ser un compañero de trabajo o un actor) se realiza la presentación de forma que el ponente explica su contenido respondiendo a las preguntas del presentador (preparadas previamente). Además se le puede dar un formato televisivo con música que ayuda a captar la atención de los asistentes.
    • Concurso: Simulando un concurso de televisión (quieres ser millonario por ejemplo), se puede involucrar a los participantes a responder a preguntas, que luego el ponente puede comentar. Las preguntas se han preparado previamente para que se trabaje el contenido de la presentación. Se puede usar dispositivos de votación o hacer equipos y puntuar para fomentar la participación. Una música de concurso de TV puede ayudar.
    • Teatro/ roleplaying: Ya sea con una compañía de teatro o con un actor, se trata de escenificar una situación real que les sirva al ponente para hacer comentarios o para iniciar un tema. Aquí existen muchas posibilidades.
    • Follonero: Se trata de infiltrar un actor entre el público que va a realizar un par de interrupciones a la ponencia para reforzar puntos importantes de la presentación. Con este sistema se mantiene los asistentes más alerta.
  • Nuevas tecnologías: Tenemos nuevos sistemas que permiten realizar presentaciones con efectos que seguro no dejaran indiferente al público. El problema en ese punto es el presupuesto, ya que generalmente son caros. Vemos algunos:
      • Realidad aumentada: Consiste en un efecto que permite al ponente interactuar con objetos , gráficos y video. Esto requiere una gran preparación previa y tiene un coste elevado, pero el resultado es espectacular.
      • Detección del movimiento (control con las manos): existen tecnologías que permiten controlar la presentación con las manos, de forma que el ponente puede pasar las diapositivas simplemente moviendo las manos. Hacer un zoom de una imagen o lanzar un video. En éste video podemos ver un poco de esto:

     

  •  Efectos especiales: Como recurso más puntual para reforzar un momento cúspide de una presentación, podemos usar efectos que no solo entretendrán a los asistentes, además les motivaran:
    • Lluvias: Una lluvia de globos, de flyers, o de billetes sobre público en la que se esconde uno a varios premios.
    • Cañones: Cañones que pueden disparar confeti, o generar humo o bien hacer pompas de jabón.
    • Luces y audio: Las luces y el audio pueden ayudarnos mucho a generar ambientes y sensaciones a los asistentes. I además muchas veces sin que repercuta mucho en el presupuesto. Hacer por ejemplo un black out de la sala y lanzar un audio para que empiece una presentación no tiene casi ningún coste. Claro que si tenemos més presupuesto podemos poner unos bogos y luces de colores por todos lados.
Foto: En esta convención de una conocida marca de aguas minerales naturales, para la presentación de después de la comida sorprendimos a todo el auditorio con una espectacular nieve artificial. Fuente: Equipo gestor de Unit Elements
  • Escenario: El escenario tiene que ir acorde con el hilo conductor de todo el evento, pero puede ayudarnos a que las presentaciones sean más amenas. Si vamos a realizar formatos tipo entrevista, poner una mesa de presentador y un fondo tipo “late nigth show” es una muy buena idea. Si podemos disponer de varias pantallas nos permitirá tener power point en unas y lanzar los videos en las otras. También cabe la posibilidad de cambiar el escenario para cada ponencia, simplemente añadiendo o quitando unos taburetes o sofás podemos dar un efecto diferente.
  • Actividades experienciales: Hacer participar a los asistentes és una muy buena idea para mantenerlos atentos. Aquí podemos hacer varias cosas:
    • Invitar algún participante al escenario: para que haga unas preguntas, para que ayude a presentar…
    • Percusión o otras actividades: imagina que al volver de un descanso todos los asistentes encuentran un djembé y tienen que realizar un pequeño taller de percusión.
    • Puntuaciones y concursos: Los asistentes tienen que votar (podemos usar sistemas de voto electrónico) o puntuar. Incuso podemos hacer un concurso donde ellos responden y luego damos un premio.

Así que tenemos recursos para intentar que las presentaciones no sean aburridas y monótonas, para que el espectador esté atento y retenga esos puntos más importantes que queremos comunicar.

Recordar esto:

Se ha demostrado estadísticamente que una persona recuerda, de media, un 20 % de aquello que sólo escucha, un 30 % de aquello que sólo ve, un 50 % de lo que ve y escucha (TV), un 70 % de aquello que oye, ve y habla, y un 90 % de aquello que oye, ve, habla y practica.

 

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