Consejos para gestionar la comunicación en tus eventos – parte 1

Hemos insistido en numerosos artículos de este blog cuan importante es gestionar correctamente la comunicación en el sector de eventos. La comunicación lo es todo, y en numerosos casos debe gestionarse con un enfoque 360º (offline, online y social media).

En primer lugar nos gustaría recordarte especialmente un artículo en el que repasamos una serie de recursos digitales para eventos. Lo puedes leer en este link.

El objetivo del post de hoy es que veas almenos 2 ejemplos según cada tipo de evento. Está claro que las posibilidades son infinitas. Analizaremos algunos casos.

En experiencias de marca / espacios Pop-Up:

timberland

  • A nivel Offline, es de vital importancia los elementos de identidad visual en el punto de venta (PLV). Lo hemos visto en los ejemplos de marketing experiencial de GORE-TEX(R) en las campañas promocionales con primeras marcas como Timberland, Panama Jack, Sonefly, etc. También son elementos muy importantes para la valoración del ROI de la acción los cuestionarios de valoración de la experiencia GORE-TEX(R). Puedes leer más haciendo clic en este link.
  • A nivel online, la experiencia puede ser difundida mediante campañas de Adwords, así como mediante banners en las principales webs relacionadas con el sector en cuestión.
  • A nivel social media, es fácil generar un hashtag para el evento, y mejorar la participación de los sujetos que disfrutan de la acción promocional. También puede resultar muy interesante grabar micro-entrevistas con las personas que han disfrutado del evento de experiencia de marca para transmitir precisamente esa experiencia.

En Road-Trips para bloggers o Instagrammers:

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  • A nivel offline: Si bien la comunicación offline es escasa, es importante realizar una acción de comunciación mediante notas de prensa o similar a medios generalistas (regionales sobretodo) y en medios especializados. Un road-show bien planteado podría tener incluso repercusión en medios internacionales. Hay que sacar el máximo probecho a ello mediante técnicas de comunicación a medios tradicionales.
  • A nivel online, se antoja poco adecuada. Una posibilidad seria una campaña de comunicación mediante banners para realizar el “reclutamiento” de las personas que van a hacer. No obstante, normalmente, el reclutamiento se realiza de un modo muy estudiado y analizando, por ejemplo, la audiencia potencial de cada miembro del Trip.
  • Es en el Social Media donde se concentra toda la potencia de comunicación de este tipo de eventos. Este tipo de actividades genera mucho movimiento en redes. Evidentemente si se contrata a Bloggers es de esperar una review pertinente en sus blogs, pero hay que prever también mucha actividad en sus cuentas de twitter, instagram, Youtube, etc. Un ejemplo: El portal Minube.com ha generado los “Minubetrips” para distintas comunidades autónomas. Los puedes ver en este enlace.

En acciones RSC o eventos de TeamBuilding:

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  • En Unit Elements, a nivel offline, trabajamos concienzudamente la comunicación hacia todo el staff de la empresa cliente. Trabajamos distintos soportes de el objetivo último de explicar el fondo y la forma del evento. De este modo, en algunas ocasiones hemos repartido un dossier bien trabajado y completo sobre la actividad, hemos hecho presentaciones de briefing, … También es muy importante trabajar la señaléptica de los equipos, los puntos de recogida de materiales, puntos de reciclaje, etc.
  • A nivel online, siempre desarrollamos una web específica del evento. Suele ser una web privada, obviamente, exclusiva para todo el staff de la compañía. En ella desarrollamos todas las explicaciones necesarias, interactuamos con los asistentes en la fase pre-evento, etc.
    También podríamos destacar como acciones de comunicación online en eventos RSC o Teambuilding a los emailings internos de motivacionales.
  • A nivel Social Media, siempre que la empresa cliente así lo decida, se suele comunicar en redes sociales todo el desarrollo de la convención, con un hashtag.
    Como que de lo que se trata es de transmitir el evento en real-time, como regla general, los streams más habituales son:
    – Twitter con mensajes instantaneos, de las charlas, etc. Importante decidir un hashtag y haberlo comunicado en los días anteriores al evento.
    – Instagram, con todas las fotografías con su hashtag también. Si procede, podemos usar los 15 segundos de los vídeos de Instagram.
    – Facebook, con una convinación de los dos anteriores, pero sin tanta frecuencia (no hace falta que sea tan real-time como Twitter)
    Una vez terminado, en la fase post-evento, todo el material multimedia se puede volcar en la web del evento.

Hasta aquí 3 primeros casos de cómo comunicar on, off y social media en los principales tipos de eventos. En posts sucesivos iremos analizando más ejemplos de eventos.

Seguiremos contemplando opciones de comunicación en distintos tipos de evento. Si quieres ver opciones en eventos de networking / citas comerciales, o en Formaciones Internas / externas, puedes leerlo en Consejos para gestionar la comunicación en tus eventos – parte 2.

Y si tienes alguna duda o comentario, alguna aportación, estaremos encantados de completar este post.