Consejos para gestionar la comunicación en tus eventos – parte 2

En éste artículo empezamos una serie de artículos relacionados con las opciones de comunicación que existen en cada tipo de evento. Empezamos por analizar las opciones de comunicación en experiencias de marca / espacios Pop-Up, en Road-Trips para bloggers o Instagrammers, o en acciones RSC o eventos de TeamBuilding. Puedes leerlo haciendo click aquí.

Hoy seguimos con la intención de dar algunas opciones para gestionar correctamente la comunicación en determinados tipos de eventos, con un enfoque de gestión de 360º grados.

En eventos de networking / citas comerciales:

Fuente: Kedamus.com

Fuente imagen: Kedamus.com

  • A nivel Offline, lo más importante en eventos de tipo networking está en la documentación entregada el día D, así como el sistema de acreditaciones. Entendiendo la misión primordial del evento se pueden realizar distintos tipos de acreditaciones en función de el rol que toman en la relación comercial.
    Un ejemplo son los eventos en los que se reunen empresarios buscando inversionistas e inversionistas buscando los que buscando oportunidades de inversión. Resolver con una acreditación de distinto color a los distintos tipos de roles es un acierto para aprovechar al máximo la comunicación.
  • A nivel online, dependiendo del briefing y de la privacidad del evento, podemos aprovechar las pre-acreditaciones para facilitar un sistema de consulta y planificación de pre-networking a los participantes. Que puedan revisar los otros participantes, sus intenciones, lo que buscan o lo que ofrecen, … es algo simple de producir pero muy poderoso para aumentar la efectividad del evento (el to-do list de cada participante)
  • A nivel social media, y también en función de la privacidad, un objetivo muy común es demostrar lo útil y valiosas que son este tipo de reuniones para “seducir” a otros participantes en un futuro.
    Entonces, usaremos estrategias de comunicación 2.0 en tiempo real puede comunicar lo que sucede en el evento mediante un hashtag en twitter, fotos en instagram, o incluso una retransmisión en directo (streaming) o en diferido (en Youtube). Las opciones, por supuesto, deben ser pensadas ad-hoc.

 

En formaciones internas/externas:

Fuente imagen: Advinci.es

Fuente imagen: Advinci.es

  • A nivel Offline, lo más importante en eventos de este tipo es la documentación entregable a cada participante. Es evidente que en formaciones internas la documentación será privada, y como tal, con unas posibilidades más limitadas. Las principales decisiones y las líneas de trabajo de toda formación en lo que respeta a documentación entregable es algo que trabajamos muy conciencudamente y a fondo en Unit Elements.
    En una ocasión trabajamos la documentación usando vídeo. Grabamos todas las ponencias, con un equipo de producción profesional. La postproducción fue muy muy detallista con los mensajes clave de cada ponencia, incluso con las reacciones del público. La producción entera fue entregada a todos los asistentes en un espacio muy breve de tiempo, pocos días, para no ver mermado el efecto de asimilación de los contenidos de la formación.
  • A nivel online, la privacidad manda. En el caso mencionado anterior, los vídeos fueron publicados también en el sistema de intranet de la empresa. Diseñamos una sección nueva, con una línea e imagen adecuada a los sloganes de la formación, y todos los vídeos embebidos. Dar la opción de visualizarlo online a través de cualquier dispositivo y siempre manteniendo la privacidad. Fue una opción de aprobechar mejor la inversión en producción audiovisual de todo el evento.

Seguiremos contemplando opciones de comunicación en distintos tipos de evento. Si quieres ver opciones en eventos en experiencias de marca / espacios Pop-Up, en Road-Trips para bloggers o Instagrammers, o en acciones RSC o eventos de TeamBuilding. Puedes leerlo en Consejos para gestionar la comunicación en tus eventos – parte 1.

Que pases unas felices vacaciones! Volveremos con el Blog en Septiembre.