Cómo dinamizar un evento (parte 2): durante el evento

En el artículo anterior repasamos algunas estrategias de organización y comunicación para elevar la motivación y la expectativa de un evento corporativo, centrando la atención en la fase pre-evento. En el artículo que hoy nos ocupa nos situaremos en el día o días del evento, y cómo mantener la motivación, expectativa, ilusión de las personas que acuden a éste.

En Unit Elements creemos que lo que hace a un evento diferente son las experiencias y emociones que los asistentes sienten. Todo el eje creativo en la fase producción del evento va enfocado a que los asistentes vivan emociones únicas, inolvidables. Y, primordialmente, intentamos que la convención gire siempre en base a la experimentación propia de cada asistente.

Para ello, durante la fase pre-evento, solemos trabajar con detenimiento la comunicación al mismo ritmo que la propia producción. Cuidando los detalles, puesto que en ellos radica la diferencia entre un evento normal y un evento memorable.

Situémonos en una convención hipotética de 2 días enfocada al lanzamiento de una nueva familia de productos. Una convención en la que los asistentes son desde dirección general, dirección de división, dirección de marketing, brand managers, y todo el staff de la fuerza de ventas de la empresa. La estructura de este tipo de eventos se centra alrededor de un hilo conductor: una idea, un objetivo, un concepto.

La dinamización de todas las partes del evento es la clave para alcanzar los objetivos de comunicación y motivación interna. Veamos algunos recursos para conseguirlo.

1- Recepción de asistentes:

Más allá de la Hospitality Desk, un recurso que solemos usar desde Unit Elements es la ambientación de la recepción de participantes con la idea fuerza de la convención. En una ocasión ambientamos la recepción del hotel como si de un avión se tratara, con tripulación y comandante, dando la bienvenida a los asistentes.

En otra ocasión, el evento tenía como hilo conductor el concepto de ‘aventura’, e instalamos un campamento con tienda de campaña, enseres de excursionismo, e hicimos un fotocall tematizado.

2- Animación de presentaciones:

Los ingredientes para que los parlamentos y presentaciones de una convención sean un éxito son una ambientación de la sala espectacular, un uso de recursos multimedia acordes, y un uso profesional de la propia presentación (patrón de diapositivas, u otros recursos disponibles).

Un recurso valioso es el uso de vídeos ad-hoc para la presentación, que refuerzan el mensaje e hilo conductor de la convención, y cuyo mensaje llega con mayor facilidad.

Referente a la herramienta, como agencia realizamos un trabajo de dirección técnica de imagen y sonido de las presentaciones. El Powerpoint puede que no sea la única herramienta para realizar estas presentaciones. Ya os comentamos en otro artículo de este blog Shakespeak , para lograr mayor interacción usando nuevas tecnologías.
Otro recurso que es muy recomendable y que estamos evaluando su uso en presentaciones es Prezi, un novedoso sistema para crear presentaciones dinámicas muy atractivas. Puedes ver un ejemplo pinchando aquí.

Un recurso que nunca falla es acompañar la presentación con una performance. En una convención reciente, justo después del almuerzo, para desperezar a los asistentes producimos nieve artificial en el auditorio, para ambientar la presentación de una conocida marca de agua mineral natural.

4- Workshops o talleres:

Planificar workshops o talleres suelen tener el objetivo de romper con los parlamentos unidireccionales, y experimentar con las ideas y conceptos deseados. La demostración experiencial tiene un mejor poder de asimilación, y por ello son muy adecuados hacia el final del día.

Algunos ejemplos de workshops que hemos desarrollado son un enorme juego de Memory, en la que había que encontrar el argumentario de ventas en formato texto o imagen. En otra ocasión, en la familia de productos de salud dental de una conocida marca ambientamos el taller como un gabinete dental.
Normalmente los role-play de simulación funcionan también muy bien.

5- Tiempo libre:

Normalmente las agendas de este tipo de eventos son muy ajustadas, y no suele haber demasiado tiempo libre. No obstante, en alguna ocasión puede ser interesante organizar Fam Trips de running a todo aquel que se quiera apuntar. En alguna ocasión nos hemos sorprendido a nosotros mismos de que se creara un grupo muy heterogéneo, de distintos niveles de afición al running, pero que han salido a correr. Es algo que normalmente no se puede hacer con los compañeros, y , como os explicamos en este artículo de nuestro blog, es corriendo cuando suelen venir muy buenas ideas.

6- Cena

Normalmente lo que solemos buscar es que la cena tenga una puesta en escena de acuerdo con el hilo conductor del evento. Siempre hemos de tener en cuenta que debe ser un momento de relajación colectiva.

No obstante, un recurso interesante para dinamitar el final de la cena es colocar proyección multimedia de las mejores imágenes del día, los compañeros durante los workshops, o durante el tiempo libre.

A nivel gastronómico, siempre es beneficioso que los asistentes degusten productos y platos típicos de la zona donde se celebra el evento. Y en el caso de que la agenda sea muy apretada y no haya tiempo libre, el recurso de hacer una ruta de tapas por la ciudad es muy recomendable para hacer turismo gastronómico.

7- Segundo día

Después de un primer día que casi siempre es muy intenso, solemos estructurar el segundo día con una actividad al aire libre que siga exprimiendo el hilo conductor de la convención y que fomente el espíritu de equipo.

Los ejemplos que siempre nos gusta destacar son, en definitiva, buenas puestas en el medio natural del objetivo principal de la convención. Por ejemplo, en una ocasión realizamos una ginkama acuática con lanchas en los alrededores de Dubrovnik, en la que los equipos debían ir encontrando las piezas del argumentario de un nuevo producto. En otra ocasión, alquilamos un monasterio en exclusiva y en plena noche los equipos se enfrentaron al miedo. En otro evento organizamos un programa simulando el programa Supervivientes en la isla de Formentera. Memorable fué la vez que  rodamos una película de cine todos juntos, o otro en el que rodamos un Spot de un nuevo medicamento en Amsterdam.

En otra ocasión, en una convención cuyo objetivo era maximizar la motivación de toda la empresa para superar los tiempos de crisis, el concepto explotado en este segundo día fue el “llegar a la cima”. Para ello, realizamos un ascenso en globo como símil de superación de cimas, y 25 globos aerostáticos realizaron un ascenso simultáneo. Fue espectacular.

 

Como resumen, nos gustaría destacar que la dinamización de un evento precisa de 3 ingredientes básicos pero fundamentales. Primero, una idea creativa innovadora para identificar el objetivo de la convención. Segundo, unos vehículos apropiados y un hilo conductor para transmitir esa idea. En tercer lugar, una planificación de actividades que no dejen a nadie indiferente, que permita a los asistentes experimentar y sentir.

 

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