Cómo dinamizar un evento (parte 1): la fase pre-evento

En Unit Elements creemos que una de las claves más importantes para que un evento corporativo sea un éxito es trabajar muy bien la fase pre-evento.

Ya os explicamos en este artículo de nuestro blog sobre la importancia y puntos clave de la prospección del evento. Hoy os queremos dar ejemplos de cómo conseguir un nivel de motivación y expectativa adecuado para que una convención de empresa sea un éxito.

Para conseguir una total implicación de todo el staff de una empresa durante el/los días de convención, es necesario recurrir a determinadas estrategias de comunicación. Dicha comunicación suele venir avalada por la dirección, que subraya, transmite o incluso firma los mensajes que la agencia transmite.

Desde el punto de vista de la agencia de eventos, nosotros hemos practicado numerables fórmulas creativas para lograr el máximo objetivo de la fase pre-evento: lograr que los asistentes asistan a la convención con la motivación al 120%.  Algunas de las fórmulas que hemos puesto en marcha son:

1- Vídeo motivacional:

Es un recurso muy útil cuando toca transmitir un briefing de la actividad que van a desarrollar los asistentes. También funciona fenomenal para transmitir una problemática concreta que con la ayuda del staff de la empresa va a ser tratada, como por ejemplo cuando es necesaria una concienciación social en eventos cuyo pilar clave sea una acción de Responsabilidad Social Corporativa.

Normalmente los vídeos no suelen tener una duración de más de 2 ó 3 minutos, y su finalidad es ser visionados uno o dos días antes del evento en sí. Son video-producciones realizadas por el equipo de producción de Unit Elements, con altas dosis de emotividad y tienen un guión consensuado con los responsables de la empresa cliente.

Un buen ejemplo de vídeos motivacionales es el que producimos para el evento de Danone en Avià 2012. Si no lo has visto aquí te lo dejamos como muestra. Otro interesante ejemplo es el vídeo que producimos para OCATT.

2- Acciones proactivas las semanas antes del evento:

En alguna ocasión hemos producido eventos que han solicitado la participación de todo el staff de la empresa cliente incluso semanas antes de la fecha de la convención. Ésta es una solución creativa que pide mucha interacción entre empresa y agencia, formando un equipo de trabajo cuyo fin primordial es que los asistentes a la convención se preparen concienzudamente para la convención.

En una ocasión hicimos un concurso de spots publicitarios. El staff de la empresa cliente trabajo en la producción de unos spots publicitarios para un nuevo producto que se iba a lanzar justo después de la convención de empresa.

En otra ocasión, con motivo del lanzamiento de un nuevo producto para una multinacional farmacéutica, organizamos equipos de trabajo para la producción de vídeos que fortalecieran el argumentario comercial del producto que iba a ser lanzado justo después de la convención.

3- Creación de instrumentos de comunicación para el evento:

En Unit Elements tenemos la política de realizar un website específico para el evento. Es parte de nuestra política de sostenibilidad medioambiental, como ya os comentamos en este post, pero también es un instrumento valiosísimo para una buena comunicación (por ejemplo, evitan los emails cruzados entre la organización de nuestro cliente)

El website es el centro de comunicación de todo lo relacionado con la convención, emplazamiento, detalles de transportes, equipaje necesario que deben llevar los asistentes, información relevante para procurar una estancia agradable, y, sobretodo, un centro de contenidos cuya finalidad es generar expectativa.

Normalmente el website específico se viene complementado con newsletters con maquinación y diseño adecuados a la convención.

4- Píldoras comunicativas para elevar la expectativa y motivación:

Las semanas antes de la convención suele ser el momento idóneo para ir lanzando determinadas píldoras comunicativas. Un mensaje en tono pregunta… ir desvelando secciones nuevas en el website específico que os comentábamos en el punto anterior…

En una ocasión, emplazamos a todo el staff de la empresa cliente a un formulario interno sobre la convención. A medida que los futuros asistentes iban respondiendo, se activaba una pieza de un enorme puzzle que conformaba la página inicial de la website del evento. Después de cada respuesta, el logotipo de la convención iba apareciendo en un mosaico, completándose progresivamente como un gran puzzle.

En otra ocasión hemos enviado un formulario simple a todos los futuros asistentes, con preguntas aparentemente no relacionadas con la actividad principal de la empresa o sobre el motivo de la convención. Preguntas del tipo ¿Qué esperas de la conveción del próximo Julio? ¿Qué color te gusta vestir? ¿Qué prensa sueles leer? ¿cuál es tu fruta preferida? ¿Qué talla usas de camiseta? …Con los datos, el equipo de producción de Unit Elements hemos sorprendido el primer día de convención con camisetas de la talla y color que respondieron en el formulario, con una cesta con la fruta que prefiere, o con la prensa deseada del día.

 

Estos son algunos ejemplos de cómo dinamizamos una convención antes de su celebración. Normalmente este tipo de soluciones creativas son parte del ADN de nuestra propuesta para con nuestro cliente. Cada empresa es un mundo, y cada briefing conlleva desarrollos distintos.

Por lo general, se trata de una fase muy agradecida, en la que nuestro interlocutor cliente y todo el staff al que representa va viendo cómo se va conformando un evento que se tiene que celebrar en un futuro no muy lejano, y que, si se trabaja bien, seguro que será un éxito.

 

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