Apps para eventos: Consejos, ventajas e implicaciones

El apogeo de las aplicaciones producidas ah-hoc para eventos es más que evidente. Según datos de un estudio que publican en éste post (datos de Estados Unidos), desde el 2008 se han creado 25.000 aplicaciones creadas hasta la fecha, un promedio de poco más de 4.100 aplicaciones de un año. Eso a priori puede sonar como mucho, pero si tenemos en cuenta que más de 1,8 millones de eventos se llevan a cabo sólo en los EE.UU, los eventos con App son una pequeña gota en el mar, puesto que sólo suponen el 0,02% de los eventos!

La principal condición (casi endógena) que todo organizador de feria o congreso debe tener en cuenta es la característica efímera de la propia aplicación. La mayoría de Apps de evento tienen un ciclo de vida corto. En numerosos casos, la aplicación será descargada en fase acreditación, consultada en la fase pre-evento, utilizada durante el evento, y finalmente borrada una vez termine el evento. Ante tal ciclo de vida, y sin ánimo de entrar en detalles y terminología demasiado técnica, la tentación es hacer una app simple, que lea directamente la web del evento, basada en la adaptación de dicha web a dispositivos móbiles. Es decir, no destinar demasiados recursos a ello.

imagesEn Unit Elements creemos que esa naturaleza efímera de la app no debe llevar a subestimar la potencia de una buena app para evento. Consideramos crucial realizar una buena lista de funcionalidades, en una app nativa y adaptada a la mayoría de dispositivos y tabletas, con contenidos interesantes para el antes, durante y después del evento, e ir realizando actualizaciones cada año que se celebre el congreso o convención. Repasemos algunas funcionalidades deseables:

Funcionalidades deseables para tu app de evento:

Ejemplos de App de eventos de la plataforma Eventwo

Ejemplos de App de eventos de la plataforma Eventwo

A continuación destacamos algunas funcionalidades que son factibles con el estado de la técnica actual, y que pueden ser la base de una app sólida y perdurable, la cual puede actualizarse en cada sucesiva edición.

  • Consulta de programa, ponentes, horarios
  • Poder marcar conferencias y actos como favoritos, integrándolos con la agenda personal del asistente. Posibilidad de activar notificaciones push.
  • Posibilidar de realizar la pre-acreditación desde la app o desde mi PC.
  • Disponer del boucher con el código de barras o QR de la persona acreditada en la App, para lograr minimizar papel en la acreditación.
  • Facilitar el acceso a contenidos, como redifusiones de las conferencias en vídeo, slideshares de las presentaciones, etc. EL objetivo es maximizar la utilidad de la app en la fase post-evento y lograr una mayor vida útil de la misma.
  • Si integramos video a posteriori, ¿por qué no integrar vídeo en tiempo real? Si el congreso o feria dispone de video streaming, éste se puede integrar en la app como una funcionalidad más.
  • Con un componente social muy importante. La App tiene que tener todas las opciones posibles para compartir en las redes sociales de todos los asistentes. Son funcionalidades deseables la capacidad de compartir fotos, mensajes, encuestas, enviar solicitudes de conexión usando plataformas de terceros como Linkedin, perfiles de búsqueda de los asistentes, y mucho más.

Las anteriores son funcionalidades que esconden unas fuertes ventajas y comodidades para los asistentes. No obstante, las implicaciones de incorporar una App para el evento supone un cambio de chip en numerosos aspectos. Lo veremos en sucesivos posts de este blog, pero cabría destacar las siguientes otras mejoras y ventajas:

  • Mejora de la eficiencia del sistema de acreditaciones, sobretodo en la disminución de colas. Hablaremos en otro post sobre este tema.
  • Evento más sostenible. Menos papel en programas, acreditaciones, pases especiales para determinadas conferencias, etc.
  • Posibilidad de generación de revenues de servicios ofrecidos a los expositores (cuestionarios de satisfacción, mensajes push si el visitante así lo especifica, etc.)
  • Análisis de métricas e indicadores, según los datos que los asistentes van incorporando en su App. Es una información que antes no se podía medir.

Como resumen final, no todos los eventos necesitan una app, pero los eventos que la necesitan a menudo no disponen de una app que les haga justicia. Y lo que sucede es que la app no está a la altura de las expectativas del visitante y por ello es desinstalada demasiado pronto (y a veces ya no es vuelta a instalar). El proyecto de dotar a un evento de una app es un reto que debe ser contemplado a varios eventos vista. Partir de unas funcionalidades correctas y con un máximo de utilidad para el visitante, e ir actualizandola a medida que se va repitiendo el evento.

En próximo post haremos la review de algunas de las mejores opciones de plataformas de terceros que existen en el mercado para realizar apps.