Agencia de eventos: como mantener el nivel de excelencia

El reto principal para una agencia de eventos que desee tener una continuidad con sus clientes es mantener el nivel del excelencia. Superar las expectativas del cliente, soprender, ilusionar, siempre en función de unos objetivos generales y un planteamiento de producción a la máxima exigencia.

Supongamos que eres una agencia, y, después de una convención general celebrada en el año anterior, una convención de empresa que, por cierto, fue inolvidable y excelente, el cliente te da nuevamente la opción de que presentes una nueva propuesta para la organización de la convención de este año. Supón que, en este caso, tu cliente se vió sorprendido por un evento de calidad, algo que superó sus expectativas, y del cual tiene un recuerdo imborrablemente excelente.
En este caso, tu cliente querrá más, quiere ser sorprendido de nuevo, quiere que toda su organización sea de nuevo impactada. En definitiva, su nivel de exigencia para con tu propuesta y tu agencia se eleva cada año que pasa.

expectativas

El efecto perverso de estas condiciones demuestra lo que viene siendo una condición implícita en el mercado de eventos: los clientes de las agencias de eventos, ineludiblemente, tienen una cierta rotación. La longitud del ciclo de vida de un cliente para una agencia de eventos es un indicador de la calidad de dicha agencia. Y cuanto menor es la rotación de un cliente, mejor es la excelencia de la agencia que gestiona los eventos y experiencias de ese cliente.

En un artículo que leímos en Eventoplus, citaba a las tres “E” que hay que gestionar:
– Expectativas
– Experiencia
– Evocación
Pasemos a repasar estas 3 “E”.

1- Expectativas:
Las expectativas deben ser gestionadas en todo momento por la agencia. Es de vital importancia captar el nivel inicial de expectativas del cliente, en el briefing y en las primeras reuniones, puesto que ese factor condiciona toda la concepción del evento, su creatividad, su producción, y toda la gestión global.

Evidentemente, el factor clave cuando la expectativa es alta es la creatividad integral de la agencia en concebir el evento. No obstante, tambien es de vital importancia trabajar muy bien las expectativas en la fase pre-evento, como os explicamos en este post, sobre como dinamizar un evento en la fase pre-evento

2- Experiencia
Es crucial que, dado el nivel de expectativas inicial, y la gestión de expectativas generada en la fase pre-evento, sepamos gestionar las experiencias vividas por los asistentes al evento, pues son esas experiencias las que perduran en su mente. Es por eso que, en Unit Eements, vamos un paso más allá de la producción de eventos: lo que nos gusta producir son experiencias.
Y entendemos experiencias en el sentido amplio de la palabra. Por ello, la comunicación de los mensajes y leitmotiv de la convención debe ser, ineludiblemente, también experiencial.

En este articulo de nuestro blog podrás ver algunos ejemplos de cómo gestionar expectativas, experiencias, y cómo dinamizar un evento mientras se está celebrando

3- Evocación:
La evocación se define como el recuerdo o la memoria que se tiene de algo. En términos de eventos, la evocación es el recuerdo de toda una expectativa generada, unas experiencias vividas, los mensajes, o incluso los olores, en el marco de ese evento.

Sólo una experiencia iñolvidable es positiva si TODOS los recursos usados en el evento cumplieron las siguientes características:
– se definió un claim para el evento, un claim respaldado por la parte alta del organigrama de la empresa cliente, y dicho claim es suficiente potente y representativi como para que sea pregnante.
– la planificación, el programa y las dinámicas del evento se desarrollaron correctamente, sin imprevistos ni problemas técnicos, y siempre manteniendo la atención de los asistentes.

Si el evento está concebido con planteamientos globales, de arriba a abajo (des del claim hasta la menor de las actividades) y de abajo a arriba (toda actividad o detalle, por pequeño que sea, debe estas en consonancia con los objetivos generales, y gestionado atendiendo todos sus detalles para que sea perfecto), las tres “E” van a trabajar juntas perfectamente, y el evento será un éxito.

 

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